会议室空间中，占中心地位的是功能空间，即由会议桌和会议椅组成的会议空间。会议家具的款式和造型往往决定了空间的基本风格，空间界面应围绕这个中心来展开。顶棚的主要作用是提供照明并通过造型来形成虚拟空间，增加向心力。地面一般作为一个完整界面来处理，如有需要也可通过不同材质或利用不同标志来划分各区域。会议室的灯光具有双重功能。
会议室灯光设计与光线要求
1．照度：
灯光照度是视频会议室的一个基本的必要条件，由于电视会议召开时间具有随机性，故室内应用人工冷光源，避免自然光。会议室的门窗需用深色窗帘遮挡。光源对人眼视觉无不良影响。选择三基色灯（色温3000-3500K）较为适宜。照度要求规定如下：
A）为了确保正确的图像色调及摄像机的自平衡，规定照射在与会者脸部的光是均匀的，照度应不低于500lux。监视器、投影电视附近的照度为50-80lux，应避免直射光。
B）灯光的方向比灯光的强度更为重要，为灯光安装漫射透镜，可以使光照充分漫射，使与会者脸上有均匀光照。
2．安装位置要求： 三基色灯一般安装在会议室天花板上，要在天花板上安装L型框架，灯管安装在L型框架拐角处，使灯光不直接照射到物体及与会者，而依靠天花板对灯光的反射、散射照亮会议室。
除了上述两点，为了达到更好效果，还需注意： A）避免阳光直射到物体、背景及镜头上，这会导致刺眼的强对比情况。 B）光线弱时建议采用辅助灯光，但要避免直射。 C）使用辅助灯光，建议使用日光型灯光。禁止使用彩灯，避免使用频闪光源。 D）避免从顶部或窗外来的顶光、侧光直接照射，此种照射会直接导致阴影。E）建议使用间接光源或从平整的墙体反射的较为柔和的光线。